Evidencia zákaziek a servisu pre montážne firmy: ako na to bez Excelu

Prečo Excel pri montážnej firme prestane stačiť

Na začiatku stačí tabuľka: meno zákazníka, adresa, čo sa montovalo a kedy. Problém nastane, keď firma rastie a zákaziek pribúda:

• Tabuľku má otvorenú jeden človek. Technik v teréne do nej nevidí, a keď niečo potrebuje, volá do kancelárie.
• Fotky a výrobné čísla sú v telefónoch technikov. Keď ich treba o dva roky pri reklamácii, nikto ich nenájde.
• Papierový preberací protokol sa stratí, zamaže alebo ostane v aute.
• Servis sa nepripomenie sám. Kým si niekto spomenie, že zákazník mal mať prehliadku, zavolá mu konkurencia.

Excel nie je zlý nástroj. Len nebol stavaný na to, aby sa do neho naraz pozeralo päť ľudí z rôznych miest a aby sám upozorňoval na termíny.

Čo by mala obsahovať evidencia jednej zákazky

Dobrá evidencia odpovie na každú otázku zákazníka aj o niekoľko rokov bez hľadania. Pri každej zákazke sa oplatí mať na jednom mieste:

• zákazníka a miesto inštalácie – adresu, telefón, prípadne kontakt na suseda či správcu,
• stav zákazky – dopyt, obhliadka, ponuka, objednané, montáž, odovzdané,
• čo sa montovalo – typ zariadenia, výkon, výrobné čísla jednotiek, meničov či panelov,
• fotky – pred montážou, počas nej a hotové dielo,
• kontrolný zoznam – napríklad dotácia, pripojenie u distribučnej spoločnosti, revízia, zaškolenie zákazníka,
• cenu, zálohu a doplatok – aby bolo jasné, čo je zaplatené,
• preberací protokol podpísaný zákazníkom,
• termín ďalšieho servisu.

Stavy zákazky si každá firma pomenuje po svojom. Dôležité je, aby ich videli všetci rovnako – v kancelárii aj v teréne.

Montáž je len začiatok: pravidelný servis

Pri tepelných čerpadlách, klimatizáciách či kotloch je pravidelná prehliadka bežnou súčasťou starostlivosti o zariadenie a výrobcovia ju často vyžadujú pre zachovanie záruky. Pre montážnu firmu je to zároveň najstabilnejší zdroj práce: zákazník, ktorého ste raz dobre obslúžili, vám servis rád zverí znova.

Aby to fungovalo, potrebujete tri veci:

1. Termín servisu naplánovaný hneď pri odovzdaní, nie „niekedy neskôr“.
2. Pripomenutie pre vás – v predstihu, aby ste stihli naplánovať technikov.
3. Pripomenutie pre zákazníka – aby vedel, že sa blíži prehliadka, a nevolal niekomu inému.

Keď na servis myslí systém namiesto ľudí, nepribudne vám práca. Len prestane prepadávať.

Technik v teréne: čo potrebuje mať v mobile

Technik nepotrebuje celý systém. Potrebuje rýchlo vybaviť svoju zákazku:

• adresu s navigáciou a telefón na zákazníka,
• kontrolný zoznam a zoznam materiálu,
• možnosť odfotiť inštaláciu a zapísať výrobné čísla priamo na mieste,
• odpracované hodiny, aby sa nemuseli dopisovať večer z hlavy,
• preberací protokol, ktorý zákazník podpíše prstom na mobile.

Rovnako dôležité je, čo technik nevidí: ceny, zľavy a platby. Tie patria do kancelárie. Systém, v ktorom má technik prístup len k svojim zákazkám, šetrí nervy aj nedorozumenia.

Preberací protokol bez papiera

Elektronický protokol má oproti papieru viac výhod, než sa na prvý pohľad zdá:

• zákazník ho podpíše na mieste, prstom na mobile technika,
• PDF mu príde e-mailom hneď po odovzdaní,
• vy ho máte pri zákazke navždy – aj s fotkami a výrobnými číslami,
• pri reklamácii alebo kontrole dotácie ho nájdete za pár sekúnd.

Rovnako môže fungovať aj servisný list po každej prehliadke.

Ako začať, keď máte všetko v Exceli

Prechod nemusí byť bolestivý. Osvedčil sa tento postup:

1. Nahrajte zákazníkov z Excelu naraz. Netreba ich prepisovať – stačí, aby mal súbor v prvom riadku názvy stĺpcov.
2. Nastavte si stavy zákaziek a kontrolný zoznam podľa toho, ako naozaj pracujete.
3. Začnite novými zákazkami. Staré dopĺňajte postupne – napríklad vždy, keď k zákazníkovi idete na servis.
4. Pozvite technikov. Prvý týždeň ich nechajte vyskúšať protokol na jednej-dvoch montážach.
5. Pri každom odovzdaní naplánujte servis. O rok budete mať prehľad, ktorý vám dnes chýba.

Ako to rieši NEXIRA SERVIS

NEXIRA SERVIS je slovenský program na evidenciu zákaziek, montáží a servisu pre firmy, ktoré zariadenia predávajú, montujú a roky servisujú – fotovoltika, tepelné čerpadlá, klimatizácie, kúrenie či elektro.

• zákazka od dopytu cez obhliadku a montáž až po odovzdanie,
• technik má svoje zákazky v mobile, bez cien a platieb,
• fotky, výrobné čísla a kontrolný zoznam pri každej inštalácii,
• preberací protokol a servisný list s podpisom prstom, PDF zákazníkovi e-mailom,
• pravidelný servis sa pri odovzdaní naplánuje sám a pripomenie sa vám aj zákazníkovi,
• kalendár montáží, cenové ponuky v PDF, zálohy a doplatky, import zákazníkov z Excelu.

Beží v prehliadači na počítači aj v mobile, nič sa neinštaluje. Plány začínajú na 29,90 € mesačne bez DPH za celú firmu (do 3 používateľov) a 14 dní si ho vyskúšate zadarmo, bez platobnej karty. Podrobný postup je v návode krok za krokom.

Zhrnutie: kontrolný zoznam pre montážnu firmu

• Každá zákazka má stav, ktorý vidia všetci.
• Pri inštalácii máte fotky a výrobné čísla.
• Zákazník podpisuje protokol, ktorý vám ostane pri zákazke.
• Technik vidí len svoje zákazky a nevidí ceny.
• Servis sa plánuje pri odovzdaní a pripomína sa sám.

Ak vám v tomto zozname niečo chýba, nie je to otázka disciplíny ľudí. Je to otázka nástroja.