NEXIRA SERVIS – Návod krok za krokom

1 Prvé kroky a ukážkové dáta

Po registrácii nezačínate v prázdnom programe. Pripravili sme vám ukážkovú firmu, aby ste hneď videli, ako to vyzerá v prevádzke.

1. Pri registrácii ste zvolili odvetvie (fotovoltika, tepelné čerpadlá, klimatizácie…). Podľa neho máte predvyplnené typy zákaziek, technické údaje a kontrolný zoznam.
2. Na Prehľade uvidíte ukážkové zákazky: dnešnú montáž, obhliadku, ponuku pre firmu, dopyt z webu a servis, ktorý sa blíži. Pokojne v nich klikajte – nič sa nikam neodosiela (ukážkoví zákazníci nemajú e-mail).
3. Keď ste si to vyskúšali, kliknite v lište hore na Zmazať ukážku a začať naostro. Vaše vlastné záznamy ostanú.
4. V Nastavenia → Firma si zapnite ranný prehľad e-mailom, posielanie termínu výjazdu zákazníkom, vyplňte e-mail, na ktorý majú odpovedať zákazníci, a odkaz na Google recenzie.

2 Používatelia, roly a mobil

Každý pracuje pod vlastným menom. Rola určuje, čo vidí.

1. Nastavenia → Používatelia → + Pozvať. Zadajte meno, e-mail a rolu.
2. Pozvaný dostane e-mail s odkazom, nastaví si heslo a je prihlásený.
3. V mobile otvorte servis.nexira.sk a v menu prehliadača zvoľte Pridať na plochu. Na ploche máte ikonu ako bežnú aplikáciu.

3 Zákazníci a import z Excelu

Fyzické osoby aj firmy. Pri firme stačí IČO, zvyšok doplníme z registra.

1. Zákazníci → + Nový zákazník. Prepínač Fyzická osoba / Firma. Pri firme zadajte IČO – názov a adresa sa doplnia samy.
2. Zákazník môže mať viac miest inštalácie (chata, rodičia, druhá prevádzka): na karte zákazníka + Pridať v časti Miesta inštalácie.
3. Zoznam z Excelu nahráte cez ⬆ Import z Excelu. Stiahnite si vzor, alebo nahrajte vlastný súbor – stačí stĺpec Meno / názov, ostatné (telefón, e-mail, adresa, IČO) sú nepovinné.
4. Pred importom uvidíte náhľad. Zákazníkov, ktorí už v programe sú (rovnaký e-mail, telefón, IČO alebo meno a obec), preskočíme.

4 Zákazka od dopytu po odovzdanie

Jedna zákazka = jedna inštalácia u zákazníka. Všetko k nej je na jednom mieste.

1. + Nová zákazka: zákazník, typ zákazky (napr. Fotovoltika), názov, termín, technici a cena bez DPH.
2. Stav meníte jedným klikom v hornej lište zákazky (Nový dopyt → Obhliadka → Ponuka → Zmluva → Montáž → Revízia → Odovzdaná). Kroky si viete upraviť v nastaveniach.
3. Technické údaje (výkon, panely, menič, batéria, výrobné čísla…) vyplňte a Uložiť údaje.
4. Termín zákazníkovi: pri zákazke s termínom kliknite ✉ Poslať termín zákazníkovi – dostane e-mail s dátumom, časom, adresou a menom technika. Ak máte v Nastavenia → Firma zapnuté Posielať zákazníkom termín výjazdu, odíde mu sám deň vopred o 15:00. Pri zmene termínu dostane nový.
5. Kontrolný zoznam odškrtávate priebežne – dotácia, žiadosť u distribučky, revízia, protokol. Program si pamätá, kto a kedy krok splnil.
6. Fotky a dokumenty: 📷 Odfotiť priamo z mobilu alebo ⬆ Nahrať (PDF, Word, Excel). Fotky sa pred odoslaním zmenšia, šetria dáta.
7. Odpracované hodiny a materiál (aj s výrobným číslom) zapisuje technik po práci. Denník slúži na poznámky („zákazník chce montáž do piatku“).
8. Platby (záloha, doplatok so splatnosťou) – po splatnosti vás upozorní Prehľad aj ranný e-mail.

5 Cenové ponuky

Ponuka vzniká priamo zo zákazky a vyzerá profesionálne – s vaším logom, položkami, DPH a podmienkami.

1. Raz nastavte Nastavenia → Firma → Údaje na cenových ponukách: logo, telefón, e-mail, web a či ste platcom DPH. Adresa a IČO sa berú z fakturačných údajov (Predplatné).
2. V zákazke v karte Cenové ponuky kliknite + Nová ponuka.
3. Pridajte položky – alebo Načítať materiál zo zákazky a doplňte len ceny. Súčty bez DPH, DPH a s DPH sa rátajú priebežne.
4. Vyplňte podmienky (termín realizácie, platobné podmienky, platnosť, záruka) a Uložiť a zobraziť PDF.
5. Odoslať pošle PDF zákazníkovi e-mailom pod menom vašej firmy. Kópia sa uloží k zákazke.
6. Keď zákazník súhlasí, nastavte stav ponuky na prijatá – cena sa prenesie do zákazky a odškrtne sa krok „ponuka odsúhlasená“.

6 Preberací protokol s podpisom

Žiadne papiere ani skenovanie. Zákazník podpíše na mobile alebo tablete, PDF mu príde e-mailom.

1. V zákazke kliknite ✍ Preberací protokol (pri servise ✍ Servisný list).
2. Vyberte fotky, ktoré majú byť v protokole (najviac 9), a dopíšte prípadné výhrady zákazníka.
3. Zákazník sa podpíše prstom do bieleho poľa. Skontrolujte meno toho, kto podpisuje.
4. Nechajte zaškrtnuté Poslať PDF zákazníkovi a Uložiť podpísaný protokol.

V PDF sú technické údaje, materiál s výrobnými číslami, odpracované hodiny, splnené kroky, podpis a fotky. Ak máte v nastaveniach odkaz na Google recenzie, e-mail obsahuje aj tlačidlo na hodnotenie.

7 Pravidelný servis a servisné zásahy

Na servis o rok netreba myslieť. Program si ho naplánuje sám.

1. Po dokončení kliknite v zákazke ✓ Odovzdať zákazníkovi. Podľa typu zákazky sa naplánuje pravidelný servis (napr. ročná kontrola).
2. Blížiaci sa servis vidíte v sekcii Servis, na Prehľade aj v rannom e-maile. Tlačidlom Naplánovať z neho vytvoríte servisnú zákazku.
3. Keď servisnú zákazku prepnete na Vybavené, ďalší termín sa posunie o interval dopredu.
4. Poruchu nahlásite v zákazke inštalácie cez + Nahlásiť v časti Servisné zásahy – servis ostane naviazaný na pôvodnú inštaláciu a jej históriu.
5. Ak chcete, aby program pripomínal servis aj zákazníkovi, zapnite to v Nastavenia → Firma. E-mail odíde 30 dní pred termínom pod menom vašej firmy.

8 Prehľad, kalendár a výkaz práce

• Prehľad: hore čísla – dnes v teréne, otvorené dopyty, v realizácii, servis po termíne, neuhradené. Červená znamená, že treba konať. Kliknutím otvoríte presne tie zákazky.
• Týždeň v teréne: kto z technikov je kde najbližších 7 dní.
• Rozpracované zákazky: koľko zákaziek je v ktorom stave.
• Treba riešiť: dopyty bez reakcie, realizácia bez termínu, kroky po termíne, platby po splatnosti.
• Kalendár: mesačný pohľad, filter podľa technika, klik na deň = zákazky a nová zákazka na ten deň.
• Kalendár do mobilu: v Nastavenia → Môj účet kliknite Zapnúť kalendár do mobilu a adresu pridajte do Google kalendára alebo iPhonu (postup je priamo tam). Zákazky sa vám potom ukazujú v kalendári telefónu – technikovi len jeho, majiteľovi všetky. Ceny v ňom nie sú.
• Výkaz práce (menu Výkazy): za každý mesiac hodiny, dni, zákazky a podpísané protokoly po ľuďoch. Kliknutím na meno vidíte jeho záznamy, ⬇ Excel (CSV) ich stiahne napríklad pre mzdy. Technik tu vidí len svoje hodiny.
• Ranný prehľad e-mailom o 7:00 – čo je dnes v teréne, servis a neuhradené platby. Zapnete ho v Nastavenia → Firma.

9 Dopyty z webu

Dopyt z formulára na vašom webe sa objaví ako nová zákazka – bez prepisovania z e-mailu.

1. Nastavenia → Dopyty z webu. Nájdete tam svoju tajnú adresu a krátky skript.
2. Skript vložte na stránku s formulárom (vo WordPresse cez doplnok na vkladanie kódu). Pôvodný formulár funguje ďalej.
3. Každý dopyt vytvorí zákazníka a zákazku v stave Nový dopyt a vám príde e-mail. Ďalšia správa od toho istého človeka sa pripíše k jeho dopytu.

10 Nastavenia: stavy a typy zákaziek

Program prispôsobíte svojej práci bez programátora.

• Stavy zákaziek: názov, farba a poradie krokov. Fáza (dopyt / realizácia / hotové / zrušené) určuje, kde sa zákazka ukáže na Prehľade.
• Typy zákaziek: pre každý typ vlastné technické údaje (text, číslo s jednotkou, dátum, výber z možností, výrobné číslo), kontrolný zoznam (jeden krok na riadok) a pravidelný servis (napr. „Ročná kontrola každých 12 mesiacov“).
• Technické údaje sa po zmene zobrazia aj pri existujúcich zákazkách. Kontrolný zoznam sa skopíruje do každej novej zákazky a pravidelný servis sa naplánuje pri jej odovzdaní.

11 Predplatné a vaše údaje

• Skúšobné obdobie je 14 dní zadarmo, bez platobnej karty.
• V Nastavenia → Predplatné vyplníte fakturačné údaje a vyberiete plán Štart (do 3 ľudí) alebo Firma (do 10 ľudí), mesačne alebo ročne. Platiť môžete kartou alebo prevodom na faktúru. Ceny sú za celú firmu, bez DPH.
• Keď skúška alebo predplatné skončí, údaje nemažeme – vidíte ich, len ich nemôžete meniť.
• Nastavenia → Firma → Vaše údaje: kedykoľvek si stiahnete zákazníkov a zákazky do Excelu (CSV) alebo všetko naraz (JSON).

12 Ťahák pre technikov v teréne

Táto časť je pre kolegov v teréne – pokojne im ju pošlite.

1. Ráno otvorte Prehľad – vidíte svoje zákazky na dnes a zajtra. Pohodlnejšie: v Nastavenia → Môj účet si zapnite kalendár do mobilu a zákazky budete mať priamo v kalendári telefónu.
2. V zákazke: mapa ↗ pre navigáciu, telefón zákazníka jedným ťuknutím.
3. Na mieste: 📷 Odfotiť pred a po, zapíšte výrobné čísla do technických údajov a odškrtnite hotové kroky.
4. Po práci: materiál a odpracované hodiny → Zapísať. Svoje hodiny za mesiac vidíte v menu Výkazy.
5. Na konci: ✍ Preberací protokol – vyberte fotky, zákazník podpíše prstom, PDF mu odíde e-mailom.